Зміст
- це вікі, що означає, що багато статей написано кількома авторами. Щоб створити цю статтю, у її виданні та вдосконаленні з часом взяли участь 20 людей, анонімні.Звичайно, можна зареєструвати свої завдання, які потрібно виконувати в пріоритеті, на аркуші паперу, якщо ви відчуваєте, що зможете виконати все це протягом дня.
Однак, коли багато справ одночасно падає на вас, багато з них часто відкладаються на наступний день, якщо це не місяць після. Завдяки таблиці Excel, яку ми пропонуємо створити в цій статті, ваші пріоритети будуть автоматично керуватися Excel відповідно до майбутніх термінів, а порядок виконання завдань буде реорганізований, щоб ви могли якомога менше відкладати ці завдання. ,
Дотримуйтесь цього посібника і через 20 хвилин у вас буде дуже ефективний спосіб керувати своїми пріоритетами на комп’ютері.
Примітка. Відповідно до міжнародної версії Excel, точка поділ у формулах можна замінити на крапка з комою.
етапи
-
Створіть вкладку «Робочий стіл» або «Головна». Відкрийте новий робочий лист Excel. Клацніть правою кнопкою миші на вкладці "Sheet1" в нижній частині екрана і натисніть на "Перейменувати". Зареєструйте замість "Дім" або "Офіс". -
Також перейменуйте "Sheet2" на "Pattern" і "Sheet3" на "Points", виконуючи ту саму процедуру, що і на першому кроці. -
Створіть таблицю важливості. На вкладці "Окуляри" заповніть стовпці А, В і С таким чином: -
Визначте назву "Важливість". Виберіть комірки від A2 до C7. У програмі Excel 2007 або пізнішої версії натисніть на "Формули", а потім "Визначте ім'я". У програмі Excel 2004 або пізнішої версії натисніть "Вставити"> "Визначити"> "Ім'я".- Коли Excel попросить вас встановити ім'я, введіть "Важливість" і натисніть "ОК".
-
Створіть таблицю зусиль. Повторіть кроки 3, 4 та 5, щоб створити таблицю зусиль у стовпцях E, F, G. Виберіть комірки E2 до G6 та визначте їх за назвою "Зусилля". -
Створіть таблицю надзвичайних ситуацій. Повторіть кроки 3, 4 та 5 для створення таблиці аварійних ситуацій у стовпцях I, J та K. Визначте ці комірки за назвою "Надзвичайна ситуація". -
Введіть заголовки у вкладку "Головна" чи "Офіс", відповідно до вашого вибору. Тут ми будемо вважати, що ви вирішили назвати цю вкладку "Будинок". Клацніть по ньому та вставте наступні заголовки у рядку 1:- А - пріоритет; Ми введемо сюди формулу пріоритетів, 1 для найважливіших завдань. Але це число може піднятися до 100.
- В - Завдання; назва завдання, яке потрібно виконати
- С - важливість; це буде відзначено за допомогою букв A, B, C, D, E або F таблиці.
- D - Зусилля, примітку між 1 і 5, намалюйте з таблиці «Зусилля».
- Е - надзвичайна ситуація; Формула, заснована на кінцевому терміні виконання завдання
- F - Кінцевий термін; Дата, коли завдання має бути виконане не пізніше. Терміни не завжди повинні дотримуватися цього листа. Таким чином, "Прискорення" повідомляє вам дату, коли ви можете почати виконувати це завдання, а "Розширення" дає вам дату, поки завдання не можна буде відкласти. Наприклад, ми могли б дати 5-денне прискорення та 4-денне продовження завдання "Перейти до перукаря" - дійсно, не було б сенсу йти до перукаря за два тижні до цього, і люди почнуть помічати це вам потрібно піти до перукаря, якщо ви запізнюєтеся більше ніж на 4 дні.
- G - Прискорення - кількість днів до дати закінчення, з якої ви вже могли (почати) виконувати завдання, про яке йдеться.
- Н - розширення; автоматичне продовження строку
- I - дні, що залишилися; це формула, яка обчислює кількість днів до дати закінчення. Формула поверне від’ємну кількість днів у разі перевищення терміну.
- J - дата закінчення; дата, коли завдання було виконано.
- К - коментарі; всі деталі, що стосуються завдання, яке потрібно виконати
-
Введіть список завдань. Зауважте, що стовпці "Пріоритет", "Надзвичайна ситуація" та "Залишилися дні" залишилися порожніми. Ми завершимо їх згодом за допомогою формул. Нижче наведено приклади домашніх справ, які, можливо, доведеться зайнятись. -
Між формулами "Залишилися дні", "Надзвичайна ситуація" та "Пріоритет". Ці формули повинні бути введені у другому рядку кожного з стовпців, згаданих у попередньому реченні.- У колонці I (залишилось днів) = F2-SI (ESTVIDE (J2), СЬОГОДНІ (), J2)
- У графі E (надзвичайна ситуація) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- У стовпці A (Пріоритет) = VLOOKUP (C2, Важливість, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Зусилля, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Надзвичайна ситуація, 2, FALSE)
-
Переключіть формат комірки I2 на "Число". Клацніть правою кнопкою миші на клітинку, виберіть "Формат комірки" та натисніть "Число". Також поставте "0" у полі "Кількість десятків". Натисніть «ОК». -
Скопіюйте формули у стовпці "Пріоритет", "Надзвичайний стан" та "Залишилися дні" та розкладіть їх до залишків порожніх полів у кожному з цих стовпців. Спочатку натисніть на "E2" і одночасно натисніть клавіші "CTRL" і "C", потім виберіть комірки від E3 до E10 і одночасно натисніть клавіші "CTRL" і "V". Зробіть те ж саме, щоб розширити формулу I2 у полях I3 до I10. Нарешті, повторіть цю процедуру ще раз, щоб поширити формулу A2 у клітинки A3 до A10. Не звертайте уваги на дивні значення, повернені клітинками на рядках, де не записується жодне завдання. -
Сортуйте лінії за черговістю. Виберіть клітинки від А1 до К1 та збільште цей вибір, щоб охопити всі рядки, що містять завдання. Потім натисніть на "Дані"> "Фільтр". -
Збережіть свою електронну таблицю, включаючи дату, щоб з’ясувати останню дату відкриття файлу. -
Виконайте виконані завдання. Закінчивши завдання, введіть його у стовпчик "Дата закінчення". Запам'ятайте цю хитрість: Якщо одночасно натиснути клавішу "CTRL" + ";" (клавіша управління та клавіша;), поточна дата автоматично з’являється у вибраній комірці. -
Слідкуйте за тим, як змінюються черговості ваших пріоритетів щодня. Ось пріоритети на найближчі дні. 13 липня всі завдання, які потрібно виконати, стоять перед так званим періодом "прискорення". 20 липня основними пріоритетами (тих, хто має найменшу кількість) є чотири завдання та серед них - скошування трави (яка досягла свого терміну). 21 липня пріоритет скошування трави ще більший (ми вступили в період "розгинання"), а 23 липня цей пріоритет ще більше збільшився, оскільки ми минули період "розгинання". Також ми бачимо, що завдання «Сплатити збори» збільшилось на дати 23 та 25 липня.
- Прочитайте статті, перелічені нижче, щоб дізнатися більше про те, як керувати своїм часом та пріоритетами.
- Завантажити копію цієї електронної таблиці можна за наступною адресою:
- = ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (СЬОГОДНІ (), 2)> 5, СЬОГОДНІ () - (ДЕНЬНЕД (СЬОГОДНІ (), 2) -5) 7 + СЬОГОДНІ () - (ДЕНЬНЕД (СЬОГОДНІ (), 2) -5))
- Не соромтеся щоденно сортувати свій список справ.
- Розділіть свої великі завдання на кілька менших.
- Скопіюйте свої повторювані завдання на вкладку «Шаблон», щоб ви могли їх легко знайти та скопіювати.
- Ви можете змінювати бали, присвоєні кожному рівню пріоритетності.
- Не змішуйте завдання, пов’язані з вашою родиною та домом, із завданнями, пов’язаними з вашою роботою, в тій же робочій книжці Excel.
- Ви можете додати в цю таблицю нові стовпці - хто призначив вам завдання, в яку категорію вписано завдання тощо.
- За допомогою інструмента автофільтра виберіть завдання, які минули термін (Терміновість = 1) або дуже важливі завдання (Важливість = "А").
- Один із способів постійно оновлювати завдання, що повторюється, - це ввести це у стовпчик "Дедлайн" (Цей приклад ґрунтується на п’ятницю, яку тут позначають "5")
- Додайте умовну форму (використовуючи функцію "SI") у свій стовпець "Дедлайн", щоб автоматично вказати, коли минув термін.
- Щотижня чи місяця підраховуйте кількість завдань, виконаних протягом обраного періоду. Це може бути єдиний позитивний відгук, який ви отримуєте про свою роботу.
- Ця формула бере поточну дату (понеділок = 1, вівторок = 2 тощо) і перевіряє, чи ми вже пройшли чи ні в п’ятницю поточного тижня. Якщо це так, формула додає 7 до поточної п’ятниці, щоб повернути результат наступної п’ятниці як результат. Якщо п'ятниця ще не наздогнала, то формула просто повертає дату п'ятниці цього тижня.
- У цьому прикладі понеділок = 1, вівторок = 2, середа = 3, четвер = 4, п’ятниця = 5, субота = 6, неділя = 7.
- Ми також можемо змінити цю формулу, щоб вона працювала, наприклад, для вівторків. Ми бачимо у списку вище, що вівторок = 2, тому необхідно змінити формулу, подану вище всіх 5 на 2.
- Зберігайте цей аркуш регулярно.
- Числа, присвоєні цим різним пріоритетам, не завжди впорядковуються. Таким чином, заповнення пріоритету присвоєним номером "1" не збільшить числа, пов'язані з іншими пріоритетами. Можливо, що деякі пріоритети мають асоційоване число, яке перевищує 100, і всі можливі числа не присвоюються пріоритетам. Раджу зосередитись на пріоритетах із числами від 1 до 12.
- Не хвилюйтесь, якщо ви пишете багато завдань у цій таблиці. Абсолютно не соромно, що завдання залишаються внизу списку кілька місяців. Вони почнуть формуватися у списку, коли наблизиться їхній термін.
- Те, як ви керуєте своїм часом, є унікальним для вас, і ця електронна таблиця може вам не підійти. Ви також можете подумати, що щодня відкривати цей файл вимагає занадто багато роботи або занадто настирливого. Ось чому ця електронна таблиця може бути корисною для вас, наприклад, яка буде здаватися абсолютно непотрібною для вашого сусіда або навпаки.
- Ви можете використовувати електронну таблицю онлайн-програмного забезпечення електронної таблиці Google замість Excel. Таким чином, ваш файл буде доступний де завгодно, коли ви зможете отримати доступ до Інтернету.