Зміст
- етапи
- Частина 1 Вибір методу запису даних
- Частина 2 Реалізуйте дослідження
- Частина 3 Аналіз результатів та внесення змін
Вивчення часу та руху включає аналіз ефективності роботи шляхом спостереження та задачі часу. Це допоможе вам визначити, наскільки ефективним може бути ваш день, що дозволяє заощадити енергію та час на благо кожного! Ви можете зробити подібне дослідження на собі або на когось іншого. Але спочатку вам потрібно вибрати метод, який слід використовувати, від спостереження в реальному часі до методів вибірки (метод знімка), перш ніж перейти до спостереження та встановлення часу виконання завдання. Після закінчення дослідження ви можете використовувати результати для встановлення більш ефективного способу роботи.
етапи
Частина 1 Вибір методу запису даних
-
Використовуйте метод вибірки, якщо у вас не вистачає часу. Цей метод передбачає спостереження за працівником у визначений час, а не неухильно. Інтервали можуть бути випадковими або регулярними. Ви спостерігаєте за працівником протягом певного періоду часу, а потім екстраполюєте на підставі зразків час, що надається кожному завданням. Цей метод є більш ефективним у діяльності, яка має мало компонентів або працівників, які виконують мало завдань взагалі.- Наприклад, для працівника, основним завданням якого є виставлення рахунків, випадкова вибірка може бути ефективною, оскільки вона дозволяє вам бачити, що людина робить щоразу, коли ви робите підсумки. Отримавши всі дані, ви можете визначити діяльність чи компонент, який потребує більше часу для людини, порівнявши частоту та тривалість завдання у кожному випадковому вибірці.
- Перевагою такого підходу є можливість спостерігати за однією людиною за визначений проміжок часу через індивідуальну ротацію.
- Якщо ви застосовуєте цей метод на собі, ви можете запланувати сигнал тривоги, який буде спрацьовувати через певні проміжки часу, щоб записати роботу, яку ви виконуєте за певний проміжок часу.
-
Дивіться активність у режимі реального часу, щоб задавати питання. За допомогою цього методу ви знаходитесь в одній кімнаті з працівником, коли вони виконують завдання. Ви спостерігаєте за роботою, яку він виконує, і розбиває її під час її приурочення. Кожен компонент повинен бути зрозумілим цілим, не надто детальним і важким для дотримання.- Не потрібно проводити часу на велику діяльність, не вивчаючи компоненти. Саме через них можна виявити недоліки. Насправді не потрібно зупиняти працівника на його роботі: ви просто зламаєте завдання з метою реєстрації. Наприклад, якщо його завдання полягає в консультуванні листів, компонентами будуть: заходьте туди, де перебувають листи, знайдіть питання, про яке йдеться, принесіть їх до офісу, відкрийте конверти, прочитайте вміст та киньте чи обробіть кожну пошту.
- Може бути корисною є група людей, відповідальних за спостереження за працівником. Таким чином, одна людина може взяти на себе відповідальність за зупинку годинника, інша - записувати час і третя людина - робити нотатки.
- Ви також можете застосувати цей метод до своєї роботи. У цьому випадку вам доведеться оцінювати кожен компонент під час його запуску.
-
Зробіть відео для більш природного дотику. Замість того, щоб спостерігати за діями, які виконуються в режимі реального часу, зробіть відео. Таким чином, ви можете повернутися пізніше, щоб проаналізувати тривалість кожної роботи. Це не буде великою втратою для вас, оскільки ви завжди можете перемотати запис для перегляду послідовності. -
Знімайте відео, щоб отримати більш точні результати. Якщо виміряти власну ефективність, цей спосіб буде набагато простішим, ніж два інших. Встановіть камеру на штатив з ідеальним кутом для запису роботи. Нехай камера записує роботу, яку ви виконуєте, наприклад, коли ви пишете звіт.- Оцініть діяльність протягом певного періоду часу. Наприклад, ви можете проводити оцінку протягом тижня чи місяця.
Частина 2 Реалізуйте дослідження
-
Створіть електронну таблицю для збереження даних. Вам знадобиться інструмент для запису завдання, а електронна таблиця ідеальна. Крім цього, вам потрібно буде записати час. Завдання часто виконуються партіями. Якщо це ваш випадок, сплануйте поле для запису тривалості кожного компонента кожного завдання. Для цієї частини вам знадобиться лише набір пронумерованих коробок. Вам також потрібно буде додати стовпчик для зауважень.- Наприклад, якщо завданням працівника є перевірка електронних листів, а один із компонентів - це їх читання, запишіть час, необхідний для читання кожної з пронумерованих частин поруч із компонентом.
-
Розподіліть навантаження на невелику діяльність. Для того, щоб зробити час та рух, ви повинні частково визначити час, відведений для кожної роботи. Взагалі єдиний спосіб покращити ефективність роботи команди - це переглянути невеликі дії кожного завдання. Як тільки робота закінчена, вкажіть кожен компонент з подальшим коротким описом.- Секрет - знайти правильну деталь. Наприклад, час, необхідний для натискання кнопки, є зайвою інформацією. Однак не слід занадто сильно використовувати, оскільки це може позбавити вас даних, необхідних для виявлення рівня продуктивності.
- Припустимо, ви перевірите свої електронні листи. Це завдання потрібно буде розділити так: підключення до комп'ютера та вхідних повідомлень, видалення спаму, не відкриваючи його, читання електронних листів, написання відповідей на електронні листи та сортування файлів у папки.
-
Збережіть кожне завдання. Почніть із секундоміра. Постарайтеся провести час кожної частини завдання, зазначивши, скільки часу знадобилося для виконання кожного завдання. Зазвичай простіше зупинити та перезапустити секундомір, використовуючи минулий час. Пізніше ви можете обчислити кількість секунд, які знадобилися для кожного заняття.- Для кращої точності збирайте дані протягом декількох днів.
-
Часові завдання з відео. Під час використання відео потрібно зупинити та перезапустити його для кожного компонента, який ви вводить у режим часу. Це дасть вам час зробити спостереження та відзначити тривалість кожного компонента.
Частина 3 Аналіз результатів та внесення змін
-
Обчисліть середню тривалість кожного кроку. Після того як ви зібрали всі дані, спробуйте обчислити середню тривалість кожного кроку. Щоб отримати середнє значення, підсумовуйте всі тривалості компонента та діліть на кількість тривалостей у цій групі.- Наприклад, якщо читання пошти є складовою, тривалість може становити 4 хвилини, 1 хвилина, 2 хвилини, 3 хвилини і 5 хвилин. Підсумовуйте ці числа: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Результат розділіть на кількість зібраних тривалостей. Що стосується виду, це 5. Розділіть 15 на 5, щоб мати 3 хвилини в середньому поштою.
-
Визначте середню тривалість діяльності. Найпростіший підхід до визначення середньої тривалості цілого завдання - підсумовувати всі середні показники компонентів. Це допоможе вам знайти середню кількість всіх робіт. -
Розставте завдання за рівнем важливості. Класифікуйте діяльність за рівнем важливості, щоб знати, які з них є пріоритетними. Не потрібно присвоювати числа: ви можете просто позначити їх як важливе і не важливе завдання. Наприклад, може бути важливо відповідати на електронні листи, але якщо ви не працюєте в службі обслуговування клієнтів, це, мабуть, менш важливе завдання, ніж написання звіту. -
Зменшіть діяльність менш важливої та трудомісткої. Оцінивши всі завдання, визначте, які з них займають достатньо часу, але які не мають великої цінності. Саме ця робота допоможе вам знайти способи зменшити свої витрати. Не менш важливо дивитися на діяльність, яка забирає багато часу, але також важлива у вашій роботі. Звичайно, не завадить зробити їх ефективнішими. -
Слідкуйте за одночасними плямами. Одночасні завдання, як правило, подовжують тривалість кожної діяльності, оскільки ви не можете зосередитися на декількох роботах одночасно. Виконуючи кілька завдань, наприклад перегляд електронних листів та написання звіту одночасно, спробуйте зробити інакше. Встановіть час для виконання однієї роботи за раз. Коли ви пишете звіт, залишайте їх у спокої.- Якщо ви читаєте свої думки цілий день, ви подумки відстороняєтесь від усіх інших завдань, які ви виконуєте. Часто краще виконувати лише одну роботу за один раз. Наприклад, ви можете прочитати їх вранці, опівдні та безпосередньо перед виходом з роботи.
-
Шукайте недоліки, щоб зменшити їх. Ви часто знайдете неефективність у виконанні завдань, які ви описуєте та описуєте. Усунувши ці недоліки, ви зможете краще працювати і максимально використовувати свій час.- Наприклад, якщо вам доведеться щодня заповнювати документи в іншій кімнаті поза вашим офісом, знайдіть час зробити це відразу. Постійна робота вперед і назад змусить витрачати час, який ви могли б присвятити іншим завданням.